Die Termine und die Adresse für die Einreichung der Förderanträge werden jährlich im Schwäbischen Schulanzeiger veröffentlicht, meist in der Dezemberausgabe. Von Januar bis März können dann Förderanträge eingereicht werden. Diese Förderanträge sind schriftlich zu stellen (gerne elektronisch per E-Mail an die Vorstandsadresse). Im Antrag soll das künstlerische Projekt skizziert sein sowie die voraussichtlichen Gesamtkosten und deren Zusammenstellung ersichtlich werden. Insbesondere im Falle von Kofinanzierungen (z. B. durch einen Förderverein oder andere Fördergeber) muss erkennbar sein, welchen Förderbeitrag der Antragsteller von der Eva-König-Köberle-Stiftung ansetzt.
Die Höhe der jeweils möglichen Förderung pro Antragsjahr hängt vom Erlös des Stiftungsvermögens ab. Im Rahmen dieser möglichen Gesamtfördersumme entscheidet der Stiftungsvorstand, ob ein Förderantrag angenommen wird und mit welcher individuellen Fördersumme die Eva-König-Köberle-Stiftung das einzelne Vorhaben unterstützen kann. Dies geschieht im April eines jeden Jahres, auch die Förderzusagen bzw. -absagen und die Förderbescheide gehen gewöhnlich im gleichen Monat an die Antragsteller.
Für die Realisierung der eingereichten Vorhaben hält die Stiftung bis November des jeweiligen Antragsjahres die Förderzusage aufrecht. Entsprechend sind spätestens bis zu diesem Zeitpunkt die geforderten Unterlagen (z. B. Rechnungen, Verwendungsnachweise, Dokumentationen) vorzulegen und der Förderbetrag abzurufen.